เรื่องที่น่าปวดหัวที่สุดเวลาที่เราต้องสรุปข้อมูล ไม่ว่าจะใช้ PivotTable หรือพวก SUMIFS สรุปก็ตาม ก็คือ การบันทึกตารางข้อมูลในรูปแบบที่ไม่ถูกต้อง (ไม่ว่าจะทำเอง หรือ ได้มาจากคนอื่น) ซึ่งมาจากการออกแบบตารางที่ผิด
การบันทึกข้อมูล “ไม่ถูกรูปแบบ” จะทำให้หลายคนสรุปข้อมูลไม่ได้ดั่งใจ หรือทำได้ลำบากกว่าที่ควรจะเป็นมากๆ ใน Post นี้ผมจะแนะนำให้ว่า การบันทึกข้อมูลแบบไหนที่ไม่ควรทำ และแบบไหนที่ควรทำ รวมถึงแนวทางแก้ไขเบื้องต้นด้วยครับ
คลิปวีดีโอ
ปัญหาเกี่ยวกับหัวตาราง
หัวตาราง 2 ชั้น ทำให้มีปัญหาในการใส่ Filter และ การนำเข้า PivotTable อย่างรุ่นแรง อันนี้น่าจะเป็นเรื่องที่ผิดพลาดแบบเด่นชัดมากที่สุดเลยครับ วิธีที่ถูกต้อง ทุกครั้งให้ทำหัวตารางแค่บรรทัดเดียวเท่านั้น และต้องมีครบทุกคอลัมน์ด้วย
แต่ถ้าจำเป็นต้องทำ 2 ชั้นจริงๆ เพราะความสวยงาม ให้ทำแยกบรรทัดไปอีก section ด้านบนโดยไม่ต้องอยู่ติดกับตารางไปเลย แล้วค่อนซ่อนตัวบรรทัดเดียวไปซะเพื่อความสวยงาม
แม้ว่าการแยกข้อมูลในเรื่องเดียวกันเป็นหลายคอลัมน์ จะสามารถเอาเข้าไปใช้ใน Pivot Table ได้ แต่ก็จะทำให้มีปัญหาตอนทำยอดสรุปรวมหลายๆ สินค้าเข้าด้วยกัน เช่น จะหายอดรวมของ หนังสือกับอาหาร ตอนสรุปด้วย PivotTable แบบนี้ก็จะยากแล้ว
การทำข้อมูลเรื่องเดียวกันให้มาอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน จะช่วยให้ตอนสรุปยอดรวมใน Pivot Table รวมถึงการ Filter ง่ายขึ้นมาก
แนวทางแก้ไข : วิธีแก้ไขที่ง่ายที่สุด สามารถใช้เครื่องมือ Unpivot ของ Power Query ได้ครับ
ปัญหาเกี่ยวกับตัว Data
การเว้นว่างข้อมูลเอาไว้ในฐานที่เข้าใจ แม้จะทำให้สายตามนุษย์มองได้แบบสะดวก ไม่ลายตา แต่คอมพิวเตอร์จะถือว่าเป็นช่องว่างทันที ซึ่งเป็นคนละความหมายกัน
การใส่ข้อมูลแบบไม่เว้นว่าง ทำให้ Computer เข้าใจได้ถูกต้อง แม้จะดูลายตา แต่เวลานำไปทำรายงานใน PivotTable สามารถทำให้ไม่ลายตาได้อยู่แล้ว
แนวทางแก้ไข : สามารถใช้เครื่องมือ Fill Down ของ Power Query ได้ครับ
การมีบรรทัดสรุปปนมา ทำให้ตอนนำข้อมูลเข้าไปสรุปต่ออีก จะทำให้ตัวเลขเบิ้ลเกินความเป็นจริงได้
แนวทางแก้ไข : ตัดบรรทัดสรุปทิ้งไปซะก่อนจะ pivot ซึ่งจะทำแบบปกติ หรือจะใช้ Power Query ก็ได้ครับ
วิธีแก้ปัญหา เวลาเจอการออกแบบตารางที่ผิด
ใครเจอปัญหาน่าปวดหัวแบบใน Post นี้ สามารถใช้ความรู้ของ Power Query มาแก้ไขปัญหาได้นะครับ นอกจากแก้ปัญหาจากไฟล์ที่บันทึกมาผิดๆ ได้แล้ว ยังสามารถรวบรวมข้อมูลจากหลายๆ ที่ได้ด้วย
ใครสนใจอยากเรียนรู้ ขอแนะนำคอร์สออนไลน์ Power Query ของผม (เพิ่งจะอัปเดทปรับปรุงใหม่ในปี 2021 นี้)
ที่สำคัญ ช่วงนี้กำลังลดราคาพิเศษอยู่พอดีเลยครับ (หมดเขต 19 มีค. 64)
ดูรายละเอียดใน link นี้นะครับ :
