Excel VBA Basic : แผนดีมีชัยไปกว่าครึ่ง

ผมได้พูดถึงเรื่องของ 10 Concepts เริ่มต้นเรียนรู้การเขียนโปรแกรมด้วย Excel VBA ซึ่งเป็นการเกริ่นนำภาพรวมการใช้ VBA ใน Excel ไปแล้ว

วันนี้ผมจะขอลงรายละเอียดถึง Step แรก นั่นก็คือ ขั้นของ งานวางแผน/ออกแบบ ซึ่งเป็นหัวใจที่สำคัญที่สุดของการเขียนโปรแกรมนั่นเอง

งานวางแผนนี้ ถ้าจะเปรียบเทียบให้เห็นภาพเข้าใจง่ายๆ ผมอยากให้คุณจินตนาการตามนี้ครับ…

เมื่อคุณมีผู้ช่วยเป็น Superman

ถ้าในทีมของคุณมีพนักงานใหม่ที่ทำงานเร็วปรื๊ด (ระดับเดียวกับ Superman) เข้ามาช่วยงานคุณ ซึ่งพนักงานใหม่คนนี้ยอมให้คุณสั่งทำงานอะไรก็ได้ (ขอให้เป็นงานที่ทำใน Excel นะ…) ทำงานถึกแค่ไหนก็ยอม…

มันคงสุดยอดไปเลยใช่มั้ยครับ?

แต่ปัญหาติดอยู่อย่างเดียวครับ คือ พนักงานคนนี้ไม่เข้าใจในงานที่ทำแม้แต่น้อย คิดเองก็ไม่เป็น ทำตามคำสั่งได้อย่างเดียว แล้วคุณต้องบอกให้ละเอียดๆ ด้วยนะ บอกแค่ไหนทำแค่นั้นเลยเอ้า!

ผมจะบอกว่า…

ถ้าคุณหาวิธีสั่งเจ้าพนักงานใหม่ที่ทำงานตรงๆ ซื่อๆ ทื่อๆ คนนี้ได้ คุณก็สั่งงาน VBA ใน Excel ได้ครับ

เพราะ VBA มันทำตัวแบบนี้เป๊ะเลย! คุณสั่งอะไร มันทำอย่างนั้น ไม่มีเกินเลย ไม่มีคิดเองทั้งสิ้น

สิ่งที่อยากให้คิดตอนนี้ก็คือ คุณยังไม่จำเป็นต้องกังวลว่าจะใช้คำสั่งอะไรในการเขียนโปรแกรม สมมติว่าคุณพูดภาษามนุษย์แล้ว Excel เข้าใจแล้วกันนะครับ ^^

ตัวอย่าง 1 : ปุ่มเคลียร์ข้อมูล

คุณมี Sheet Excel ที่เอาไว้เป็นแบบฟอร์มกรอกข้อมูล โดยได้มีการ Protect ทุก Cell ยกเว้นช่องที่ยอมให้กรอกข้อมูลได้ไว้เรียบร้อยแล้ว (แปลว่าช่องอื่นแก้ไขไม่ได้ ยกเว้นช่องที่จะให้กรอก)
การทำงานทุกอย่างเป็นไปได้ดี แต่แล้วหัวหน้าคุณก็เดินมาบอกว่า…

“แบบฟอร์มนี้ทำงานได้ดีมาก มีการระบายสีช่องที่ให้กรอกข้อมูลไว้อย่างชัดเจน แถมมีการ Protect ช่องที่ไม่ใช่ช่องกรอกข้อมูลไว้อย่างดี (ทำให้แก้ไขช่องที่ไม่เกี่ยวข้องไม่ได้ ซึ่งดีมาก)

แต่ขาดอย่างเดียว คือ หลังใช้งานเสร็จแล้ว หากคนใช้งานจะกรอกข้อมูลใหม่อีกที ไม่เห็นมีปุ่ม Clear ข้อมูลเก่าทิ้งเลย เวลาทำงานจริงลำบากมาก ฝากด้วยนะ! “

สิ่งที่โปรแกรมต้องทำ

ให้คุณจินตนาการว่า เมื่อคุณกดปุ่มลบข้อมูลแล้ว (การกดปุ่มเป็น Event แบบหนึ่งที่จะสั่งให้ Code VBA ทำงานได้ อย่างที่บอกไว้ใน Concept ุข้อ 6) พนักงานใหม่คนนี้มาช่วยทำงานด้วยความเร็วระดับ Superman ให้… คุณจะสั่งคนนี้ยังไงดีครับ? ให้เวลาคิด..ติ๊กต้อก…..

จะเห็นว่างานนี้มีแค่ 2 ขั้นตอนหลักๆ คือ

1. เลือกช่องที่อยากจะให้ Clear ค่าทิ้ง
2. กดลบข้อมูลทิ้ง

ง่ายๆ แค่นี้เองครับ!

ถ้าลงรายละเอียดมากหน่อยก็อาจเป็นขั้นตอนในการเลือกช่องที่อยากจะ Clear ค่าข้างในทิ้งนี่แหละ ว่าเราจะทำแบบไหนดี เช่น

1. ใช้เม้าส์เลือกช่วงที่เป็นช่องกรอกข้อมูลโดยดูเอาว่าช่องไหนระบายสีบ้าง (ใช้ Ctrl หรือ Shift เพื่อเลือกเป็น Range ได้) หรือ
2. ใช้เครื่องมือ Find เลือกช่องที่ไม่ได้ถูก Protect Cell เอาไว้ จากนั้นสร้างเป็น Define Name เพื่อให้นำไปสั่งงานต่อใน VBA ได้สะดวก

แต่ไม่ว่าจะทำด้วยวิธีไหน หลักการมันก็แค่เลือกช่อง แล้วลบ เท่านั้นเอง ไม่เห็นมีอะไรยากเลยเนอะ! ถ้าคุณเข้าใจตัวอย่างข้างบน แสดงว่าก็น่าจะเริ่มวางแผนสั่งงานให้ VBA ทำงานได้แล้วล่ะ

เดี๋ยวเรามาดูตัวอย่างถัดไปที่เริ่มยากขึ้นอีกระดับ

ตัวอย่าง 2 : ปุ่มเปลี่ยนสีแบบฟอร์ม

พอหัวหน้าคุณเห็นว่าคุณทำงานได้ดีก็เลยสั่งงานเพิ่มอีก ว่า…

“ช่องกรอกแบบฟอร์มสีเหลืองก็ดีนะ แต่บางคนอาจไม่ชอบสีเหลืองก็ได้ อยากให้มีเครื่องมือที่ยอมให้ผู้ใช้งานเลือกสีที่ตัวเองต้องการได้เลย”

ถ้าเจอโจทย์แบบนี้ ตาม Step เราก็น่าจะคิดแบบนี้จริงมั้ยครับ

1. สร้างตารางจานสีให้คนใช้งานเลือก
2. User เลือกสีจากจานสี (โดยเลือกไปที่ Cell ที่ต้องการ)
3. User กดปุ่มใส่สี (โปรแกรมเริ่มทำงาน)

1. อ่านค่าว่า User เลือกสีอะไรจากช่องที่เลือกไว้
2. ถ้า User ไม่ได้มีการเลือกสี (ไปเลือก Cell นอกช่วงที่กำหนด)
   1. ให้มีข้อความขึ้นมาเตือน
3. ถ้า User เลือกสีแล้ว
   1. ก็ไปเลือกช่องกรอกข้อมูลทั้งหมด
   2. เอาสีที่เลือกไป Fill ใส่ช่องกรอกข้อมูลที่เลือกไว้

เท่านี้ก็จบแล้วครับ พอตามทันมั้ยเอ่ย? จะเห็นว่าเราเริ่มมีการเช็คเงื่อนไขแล้ว (ในที่นี้เช็คว่ามีการเลือกสีแล้วหรือยัง?) ซึ่งการสั่งให้ทำงานตามเงื่อนไขเป็นสิ่งที่ต้องทำเป็นประจำในการเขียนโปรแกรมเลยครับ!

เดี๋ยวตัวอย่างถัดไปเป็นตัวอย่างสุดท้าย ซึ่งจะซับซ้อนมากขึ้นแล้วครับ

ตัวอย่าง 3 : เอาข้อมูลที่กรอกบนฟอร์มไปเพิ่มลง Database

คำเตือน! ตัวอย่างนี้ค่อนข้างซับซ้อน ค่อยๆ ดูและค่อยๆ คิดตามนะครับ

แม้ว่า Excel จะมีเครื่องมือกรอกฟอร์มให้อยู่แล้ว แต่มันก็หน้าตาไม่สวยเอาซะเลย หัวหน้าคุณก็เลยเดินมาสั่งอีกแล้วว่า…

“อยากให้สามารถสร้างฟอร์มกรอกข้อมูลบน Sheet Excel โดยเมื่อผู้ใช้งานกรอกข้อมลแล้วกดปุ่ม Submit ปุ๊ป มันก็สามารถเอาข้อมูลที่ User กรอกไปเก็บไว้ใน Table ที่อยู่อีก Sheet หนึ่งได้เลย (ให้ไปใส่ในบรรทัดต่อจากข้อมูลเดิมที่มีอยู่แล้ว) จากนั้นข้อมูลเดิมบนฟอร์มก็จะถูกลบทิ้งเพื่อให้ฟอร์มพร้อมสำหรับกรอกข้อมูลชุดถัดไป”

สิ่งที่โปรแกรมต้องทำ

ในข้อนี้จะเริ่มซับซ้อนมากขึ้นแล้ว ขอให้ค่อยๆ คิดนะครับ ถ้าเราสามารถสั่งผู้ช่วยได้เราจะสั่งว่ายังไงได้บ้าง?

แนวคิดแรก : การ Copy ทีละช่อง

ถ้าคิดดูแล้วน่าจะสั่งประมาณนี้จริงมั้ยครับ?

1. ไปยัง Sheet แบบฟอร์มแล้วเลือก Cell ที่ต้องการ Copy
2. Copy ข้อมูลที่กรอกไว้
3. ไป Sheet ตารางกรอกข้อมูล แล้วเลือก Cell ที่ต้องการ Paste ลง
4. Paste ข้อมูลที่ Copy เอาไว้
5. ทำแบบนี้ไปเรื่อยๆ จนครบทุกช่อง
6. สุดท้ายก็สั่งลบข้อมูลในแบบฟอร์มทิ้ง (โดยใช้ชุดคำสั่งที่สร้างในตัวอย่างที่ 1 ได้เลย)

Concept วิธีนี้คือ ไล่ Copy/Paste ทีละช่อง ซึ่งดูเหมือนง่ายๆ แต่ความยากมันอยู่ที่ การเลือก Cell ที่ต้องการ Copy / Paste แหละครับ!

เพราะช่องเหล่านั้นมันจะต้องเลื่อนตำแหน่งไปเรื่อยๆ (ถ้าไม่เลื่อนมันก็ Copy ค่าเดิมมาทับตลอด ซึ่งผิดแน่นอน) แต่คราวนี้จะทำให้มันเลื่อนยังไงดี?

วิธีก็มีหลากหลายครับ

สำหรับคนที่รู้เรื่อง Excel น้อยหน่อย อาจถึงขนาดต้องหาว่าช่องไหนคือช่องล่าสุดที่ Copy ข้อมูลไปแล้ว ช่องไหนเป็นช่องล่าสุดในฐานข้อมูลที่กรอกข้อมูลไปแล้ว? ซึ่งเป็นเรื่องยากมากพอสมควรเลยครับ! (รู้ Excel น้อย ก็ต้องใช้ Logic ส่วนตัวมาก ซึ่งยากกกกก)

สำหรับคนที่รู้ Excel มากขึ้นมาหน่อย ก็ทำได้หลากหลายครับ เช่น

• วิธีการใช้ Tab หากเรามีความรู้ว่า การจะไล่แต่ละช่องบนแบบฟอร์มที่มีการ Protect ไว้แล้ว สามารถใช้ปุ่ม Tab บน Keyboard ช่วยได้ (มันจะไม่ไปเลือกช่องที่ไม่ใช่ช่องกรอกข้อมูล) เช่นเดียวกับการไล่ช่องบนฐานข้อมูลที่ถูกสร้างเป็น Table แล้ว มันก็สามารถใช้ Tab ช่วยได้ (มันจะเลื่อนจากซ้ายไปขวา แถมยังขึ้นบรรทัดใหม่ให้เองได้ด้วย!) พอรู้แบบนี้แล้วก็สามารถเขียน Code ได้ง่ายขึ้นมากๆถ้าสนใจแนวทางการเขียน ก็จะเป็นดังนี้ (คนที่ไม่อยากรู้ ข้ามได้ครับ)
  • หาว่ามีแบบฟอร์มที่ให้กรอกทั้งหมดกี่ช่อง
  • หาว่าใน Sheet ตารางกรอกข้อมูล ได้กรอกข้อมูลล่าสุดถึงบรรทัดไหนแล้ว? (โดยอาจดูจากคอลัมน์สุดท้ายว่ามีการกรอกไปหรือยัง)
  • เลือกคอลัมน์แรกของบรรทัดถัดไป
  • ทำการวนซ้ำเท่ากับจำนวนช่องที่นับได้ในข้อ 1 โดยเริ่มจากช่องแรกสุด
    1. ไปที่ Sheet แบบฟอร์ม
    2. Copy ข้อมูล
    3. ไปที่ Sheet แบบฟอร์ม
    4. Paste ข้อมูลที่ Copy เอาไว้
    5. กด Tab เพื่อเลื่อนไปตำแหน่งฐานข้อมูลช่องถัดไป
    6. ไปที่ Sheet แบบฟอร์ม
    7. ด Tab เพื่อเลือกช่องกรอกข้อมูลอันถัดไป
    8. ไล่จนครบทุกช่อง
  • สุดท้ายก็สั่งลบข้อมูลในแบบฟอร์มทิ้ง 
• วิธีใช้การตั้งชื่อและ MATCH หาตำแหน่ง : หากเรามีการเตรียมข้อมูลไว้ก่อน โดยตั้งชื่อ Cell แต่ละช่องที่เป็นตัวให้กรอกข้อมูลเอาไว้ให้ตรงกับชื่อ Field ในฐานข้อมูล (ตั้งทุกช่อง) ซึ่งตอน Copy/Paste จะช่วยให้หาตำแหน่งที่จะ Copy/Paste ง่ายขึ้นถ้าสนใจแนวคิดในการเขียนโปรแกรมจะเป็นดังนี้ (คนที่ไม่อยากรู้ ข้ามได้ครับ)
  • List ชื่อทุกอันที่ตั้งไว้ใน Sheet แบบฟอร์ม
  • ไล่ชื่อ Cell บนแบบฟอร์มทีละชื่อ แล้วทำดังนี้
    1. จำชื่อของ Cell ที่กำลังสนใจเอาไว้
    2. Copy ข้อมูล
    3. หาว่าใน Sheet ตารางกรอกข้อมูล ได้กรอกข้อมูลล่าสุดถึงบรรทัดไหนแล้ว? 
    4. หาคอลัมน์ที่มีชื่อตรงกับชื่อของ Cell ในแบบฟอร์มที่กำลังสนใจ (จากข้อมูล 2.1) โดยอาจใช้ฟังก์ชั่น MATCH แบบ Exact Match มาช่วยได้
    5. เลือกพิกัดที่ตรงกับแถวที่ต้องการ (จากข้อมูล 2.3) และคอลัมน์ที่ต้องการ (จากข้อมูล 2.4)
    6. Paste ข้อมูลที่ Copy เอาไว้
    7. ไล่จนครบทุกชื่อ
  • สุดท้ายก็สั่งลบข้อมูลในแบบฟอร์มทิ้ง

ทั้ง 2-3 วิธีที่บอกไปก็ยังดูยุ่งยากอยู่ มันมีวิธีดีกว่านี้มั้ยนะ? ลองมาดูวิธีถัดไปกันครับ

ปรับแนวคิดใหม่หมด!

แนวคิดที่สอง : การ Copy ทีละชุด

อย่างที่ผมเคยบอกไปแล้วว่า…

ให้พยายามใช้  VBA เป็นตัวเสริมสิ่งที่ Excel ทำไม่ได้ หรือ ทำได้ถึกๆ ยากๆ เท่านั้น อะไรที่พอทำได้ใน Excel แล้วง่ายกว่า ก็ทำใน Excel เถอะ

ดังนั้นจะเห็นว่า Part การ Copy ทีละ Cell ใน VBA นั้นค่อนข้างยุ่ง แต่จริงๆ แล้ว Part นี้เราเตรียมทำใน Excel ได้ง่ายมากๆ ครับ แนวคิดเป็นดังนี้

แทนที่เราจะ Copy/Paste ทีละช่องแบบสองวิธีข้างบน ถ้าเราเปลี่ยนเป็น เขียนสูตรเพื่อ Link แบบฟอร์มจัดเตรียมข้อมูลให้ออกมาเรียงกันเป็นแถวก่อน (เรียงข้อมูลตามหัวตารางในฐานข้อมูลเลย ซึ่งการเขียนสูตรแค่กด =Cell Reference  ไปยังช่องกรอกข้อมูลไม่ใช่เรื่องยากเลย)

จากนั้นค่อย Copy ทั้งชุดไป Paste ลง Sheet ตารางฐานข้อมูล ทุกอย่างจะง่ายขึ้นมากครับ เพราะเป็นการ Copy ทีละแถว แทนที่จะ Copy ทีละ Cell!

ซึ่งจะเขียนได้ดังนี้

1. ไปยัง Sheet แบบฟอร์มแล้ว Copy ข้อมูลที่ Link เอาไว้ทั้งแถว
2. หาว่าใน Sheet ตารางกรอกข้อมูล ได้กรอกข้อมูลล่าสุดถึงบรรทัดไหนแล้ว?
3. เลือกบรรทัดถัดไป คอลัมน์แรกสุด
4. Paste ข้อมูลที่ Copy เอาไว้
5. สุดท้ายก็สั่งลบข้อมูลในแบบฟอร์มทิ้ง

Concept วิธีนี้คือ Copy/Paste ทีละแถว จะเห็นว่าขั้นตอนจะลดลงมาก แถมเขียนง่ายขึ้นเยอะ!

เรื่องการหาข้อมูลบรรทัดล่าสุดที่ได้กรอกไปแล้ว

ไม่ว่าต้องใช้วิธีไหน ประเด็นนี้ยังต้องคิดหาวิธีอยู่ ซึ่งมีวิธีหาได้หลายวิธี ซึ่งยากง่ายต่างกันดังนี้

1. การไล่หาทีละช่อง จนกว่าจะเจอช่องว่าง (ซึ่งยุ่งยากมาก ต้องใช้ Logic ส่วนตัวสูงมาก)
2. การใช้คีย์ลัด Ctrl+Down Arrow (วิธีนี้ง่ายดี แต่ไม่สามารถใช้กับกรณีที่มีการเว้นช่องว่างไว้ได้ แต่โชคดีที่กรณีนี้ไม่มีการเว้นว่างอยู่แล้ว)
3. การใช้ MATCH แบบ Approximate Match โดยหาค่าจำนวนมากๆ (วิธีนี้เจ๋งตรงที่สามารถรองรับการเว้นช่องว่างได้ด้วย) โดยอาจเขียนสูตรทิ้งไว้ในซัก Cell หนึ่งว่าแถวล่าสุดถึงไหนแล้ว แล้วค่อยใช้ VBA มาอ่านค่าก็ได้

การวางแผนที่ดี และพื้นฐาน Excel ที่ดีจะช่วยให้เขียนโปรแกรมสบายขึ้นมาก

ผมขอสรุปเลยว่า การวางแผนที่ดีจะช่วยให้เขียนโปรแกรมสบายขึ้นมาก อย่างเช่นการรวมก้อนข้อมูลก่อนค่อย Copy ไปทั้งชุด แทนที่จะ Copy ทีละ Cell

การรู้จักเครื่องมือพื้นฐานของ Excel ก็จะช่วยให้เขียน VBA สบายขึ้นมาก และยังเป็นการเพิ่มแนวทางการแก้ปัญหาได้หลากหลายมากขึ้นอีกด้วย เช่น การใช้ Approximate Match หรือการใช้คีย์ลัด ช่วยให้คุณไม่ต้องเขียน Code แบบวน Loop เพื่อไล่หา Cell ว่างทีละช่องๆ ใน VBA เลย

นี่คือสิ่งสำคัญที่ผมอยากจะเน้นย้ำว่าทุกคนควรมีพื้นฐาน Excel ที่ดีก่อนที่จะมาลุยเรื่อง VBA ครับ เพราะมันช่วยให้เราเขียน VBA ได้ง่ายขึ้นเยอะมากๆ ครับ

วีดีโอคลิปแนะนำการใช้งาน VBA