ทำอย่างไรถึงจะเก่ง Excel?

หากมีคนถามผมว่า ทำยังไงถึงจะเก่ง Excel? ต้องเรียนคอมพิวเตอร์มาหรือไม่? ผมก็มักจะตอบโดยการเล่าเรื่องของตัวผมเองว่าทำไมผมจึงพัฒนาทักษะ Excel ได้เก่งขึ้นมาจนถึงระดับที่อยู่ในตอนนี้ จากเดิมตอนที่ทำงานครั้งแรกก็ใช้ Excel ไม่เป็นเหมือนทุกคนนั่นแหละ ใครจะไปเก่งมาแต่เกิด ตอนเรียนมหาวิทยาลัยก็ไม่ได้เรียน ก็เหมือนกับหลายๆ ท่านนั่นแหละ

ซึ่งจากการตกผลึกแล้ว มันมีปัจจัยใหญ่ๆ อยู่ไม่กี่ข้อ ที่ทำให้ผมเก่ง Excel ได้ ซึ่งเทคนิคเหล่านี้ จริงๆ ก็เอาไปใช้กับการฝึกเรื่องไหนก็ได้นั่นแหละ

หาวิธีทำงานที่ดีขึ้นไปเรื่อยๆ

ทุกอย่างเริ่มต้นจากความขี้เกียจ…

ตัวผมเองนั้นต้องสารภาพตามตรงว่าเป็นคนที่ค่อนข้างขี้เกียจ (แต่ไม่ได้ขี้เกียจไปซะทุกเรื่องนะ 555 เพราะมันมีขี้เกียจแบบดีกับแบบไม่ดี) สิ่งที่ผมขี้เกียจมากที่สุดคือ “ขี้เกียจที่จะทำงานถึกๆ ซ้ำๆ” ซึ่งเป็นการขี้เกียจแบบดีนะ

ผมจะเป็นคนที่ไม่ยอมนั่งทำงานถึกๆ เหมือนหุ่นยนต์ไปเรื่อยๆ เด็ดขาด ถ้างานไหนที่ทำแล่วรู้สึกว่าเริ่มถึก ผมจะทำทุกวิถีทางที่จะกำจัดมันไปให้เร็วที่สุดเท่าที่ทำได้ (แต่ไม่ได้ปฏิเสธงานนะ เพราะว่าอยากได้ผลงานที่ดีอยู่) ผมจะถามตัวเองเสมอว่า มันมีวิธีทำงานที่ดีกว่าที่ทำอยู่มั้ย? ซึ่งแน่นอนว่า “ส่วนใหญ่แล้วจะมี”

และเราจะรู้วิธีนั้นได้ยังไง? ถ้าเป็นแต่ก่อนอาจจะต้องหาพี่ที่ทำงานที่เก่งๆ ให้สอนให้ แต่สมัยนี้เราหาทุกอย่างได้จาก internet

ซึ่งปัญหาที่เราเจออยู่นั้น มันมีคนเคยเจอปัญหานั้นมาแล้วอย่างแน่นอน (และก็มีวิธีแก้ไขแล้วด้วย) แค่เราต้องค้นหาให้เจอ ซึ่ง trick ก็คือ ต้องหาด้วยภาษาอังกฤษ แล้วคุณจะเจอ Forum หรือ บทความ หรือคลิปวีดีโอ ที่จะบอกวิธีแห้ปัญหาที่คุณเจออยู่ได้อย่างแน่นอน

และพอเริ่มแก้ปัญหาได้ คุณจะมีเวลาเยอะขึ้น แต่ผมก็จะไม่หยุดแค่นั้น ผมจะหาลองหาวิธีที่ดีขึ้นไปอีก ซึ่งเป็นไปได้ว่าวิธีที่ทำอยู่นั้นดีมากแล้ว แต่เมื่อเวลาผ่านไป มีเครื่องมือมากขึ้น ก็อาจมีวิธีใหม่ๆ โผล่ขึ้นมาอีกก็ได้ (เช่น Power Query, Power Pivot, Power BI, Dynamic Array)

ภาษาอังกฤษสำคัญมาก

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า แหล่งความรู้ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในโลกนี้คือ internet และภาษาที่ใช้บันทึกความรู้เหล่านั้นไว้ ส่วนใหญ่จะเป็นภาษาอังกฤษ ( Content ใน Net เป็นภาษาอังกฤษประมาณ 60% ในขณะที่ภาษาไทยมีไม่ถึง 1%) ดังนั้นถ้าทักษาด้านนภาษาอังกฤษของคุณไม่ดี คุณจะเข้าถึงความรู้เหล่านั้นอย่างที่ผมพูดถึงในหัวข้อที่แล้วไม่ได้เลย (โดยเฉพาะเรื่องการอ่านและการฟัง)

ตัวผมเองเป็นคนที่ทักษาภาษาอังกฤษค่อนข้างดีอยู่แล้ว (สมัยทำงานใหม่ๆ ผมเคยสอบ TOEIC ได้ 980/990 มั้ง) ซึ่งน่าจะเป็นเพราะผมพยายามให้ชีวิตได้เจอภาษาอังกฤษบ่อยๆ ตลอดเวลา

ผมเป็นคนที่ชอบเล่นเกม ซึ่งการเล่นเกมของผมจะทำให้มั่นใจได้ว่าจะเจอภาษาอังกฤษวันละ 1-2 ชั่วโมงเป็นอย่างต่ำ โดยเฉพาะเกมแนวที่ต้องอ่านเยอะๆ จะยิ่งมีประโยชน์เพราะจะทำให้ได้เจอคำศัพท์เยอะมากๆ ไปด้วย (ถ้าเล่นเกมที่ไม่ค่อยได้อ่าน ก็จะได้ประโยชน์น้อย)

แต่ถ้าคุณไม่ได้ชอบเล่นเกม คุณต้องไปหาสิ่งที่คุณชอบ แต่ให้ใช้ภาษาอังกฤษ เช่น ดูหนัง ฟังเพลง หรือค้นหาข้อมูลงานอดิเรกของคุณ ให้เป็นภาษาอังกฤษเข้าไว้ มันช่วยได้จริงๆ นะครับ

ด้วยการฝึกแบบนี้ ผสมผสานกับการคิดในเชิงระบบ เชิงโครงสร้างมากขึ้น ผมมั่นใจว่าทักษะภาษาอังกฤษของคุณจะต้องดีขึ้นแน่นอน (ใครสนใจให้ผมสอนวิชาภาษาอังกฤษก็บอกได้นะ 555)

ฝึกฝนการมองทุกอย่างให้เป็นระบบ

นอกจากความคิดในเชิง Logic ซึ่งเป็นสิ่งหนึ่งที่หลายคนคิดว่าสำคัญแล้ว อีกสิ่งนึงเลยที่ทำให้การใช้ Excel ของหลายๆ คนยังไม่ดีเท่าที่ควร เพราะไม่สามารถมองหรือคิดถึงสิ่งต่างๆ ในเชิงระบบ หรือที่เรียกว่า System Thinking ได้ การคิดเชิงระบบเป็นการมองถึงความเชื่อมโยงของสิ่งที่ต่างๆ ว่าองค์ประกอบของสิ่งต่างๆ มันทำงานสัมพันธ์กันยังไง แล้วสิ่งที่เราสนใจมันเป็นส่วนไหนของระบบที่ใหญ่ขึ้นไปอีก

วิธีนึงที่ช่วยให้คิดในเชิงระบบได้ดีขึ้นคือการวาดรูป Diagram ที่เชื่อมโยงความสัมพันธ์ของแต่ละส่วนออกมาให้เห็นชัดๆ ครับ

การมองเห็นความสัมพันธ์ มองทุกอย่างเป็นเชิงระบบ จะช่วยให้เรามีความเข้าใจที่ดีขึ้น พลิกแพลงเรื่องต่างๆ ได้มากขึ้น ซึ่งสิ่งเหล่านี้มันคือพื้นฐานสำคัญของการเขียนสูตร Excel เลยล่ะ เพราะฟังก์ชันใน Excel 1 ตัว มันต้องการ input หลายๆ ตัว เราก็ต้องเข้าใจว่า input แต่ละตัวต้องใส่อะไรเข้าไป และสิ่งที่เราใส่เข้าไปอาจเป็นฟังก์ชันอีกตัวนึงซ้อนลงไปอีกก็ได้ จนเกิดสิ่งที่เรียกว่า “สูตรซ้อนสูตร” เช่น INDEX+MATCH เป็นต้น

จะมองไปแล้วก็คล้ายกับภาษาอังกฤษ ที่ประโยคอาจประกอบไปด้วยส่วนต่างๆ ทั้ง Subject + Verb + Object ซึ่งแต่ละส่วนอาจมีส่วนประกอบเป็นสิ่งต่างๆ เช่น N +(Adj) หรือ V+(Adv) หรือแม้แต่มีคำเชื่อมเช่นพวก And, then อะไระพวกนี้ซ้อนลงไปอีก

หากคุณสามารถมองทะลุเห็นความสัมพันธ์ของสิ่งต่างๆ ได้แล้ว คุณก็เรียกได้ว่าบรรลุ รู้แจ้ง เหมือนกับที่ Neo เห็นภาพในเรื่อง Matrix เลยล่ะ

สอนความรู้ให้คนอื่นต่อให้ได้

อันนี้เป็นเทคนิคที่ผมใช้บ่อยมากๆ เลย เพราะการที่เราจะต้องเอาความรู้ไปสอนคนอื่นต่อ มันเป็นการบังคับให้เราทำความเข้าใจความรู้นั้นๆ ได้ดีขึ้นมากกว่าการแค่นั่งอ่าน นั่งดู นั่งเรียนเฉยๆ ดั่งเช่นที่แสดงในรูป Learning Pyramid จะพบว่าการสอนคนอื่นต่อ (ล่างสุด จำได้ 90%) ทำให้เราจดจำได้ดีกว่าการฟังเฉยๆ (บนสุด 5%) มากๆ

ในสมัยก่อน นอกจากผมจะสอนเพื่อนๆ น้องๆ ที่ office แล้ว ผมยังทำเว็บ ทำเพจ Excel เพื่อให้ความ รู้กับคนอื่นด้วย ซึ่งเป็นอีกช่องทางนึงที่ทำให้ผมได้เจอเคสปัญหาแปลกๆ เยอะกว่าที่ทำงานปกติ

แต่ถ้าคุณอยากเจอปัญหา Excel เยอะๆ ก็ไม่จำเป็นต้องมานั่งทำเพจให้เสียเวลาแล้ว คุณอาจใช้วิธีไปช่วยตอบปัญหาตาม Forum หรือกลุ่ม Line/Facebook ต่างๆ ซึ่งมีเยอะแยะมากๆ ก็จะเป็นวิธีที่ดีมากๆ เช่นกันครับ เรียกได้ว่าบางที “คำถามสำคัญกว่าคำตอบ” ด้วยซ้ำ

พอเราเจอปัญหาเยอะๆ ที่หลากหลาย แล้วเอาชนะมันให้ได้ ก็เหมือนกับการเอาชนะ Monster ได้แล้ว Level Up เหมือนที่ผมเคยเขียนบทความเรื่อง 10 ข้อคิดจากเกมออนไลน์ ใช้พัฒนาความก้าวหน้าทักษะ Excel ไปแล้วนั่นแหละ

เพื่อนๆ ล่ะ? มีเทคนิคอะไรบ้าง

หลักการเหล่านี้คือวิธีที่ผมใช้ในการฝึกฝน Excel แล้วของเพื่อนๆ มีวิธีไหนบ้าง มาแชร์กันนะครับ