สิ่งหนึ่ง วิธีที่จะทำให้เราเก่ง Excel (หรือเรื่องใดๆ ก็ตาม) ได้ คือ “การลงมือทำจริงๆ” เท่านั้น การที่เราอ่านหรือดูคลิปเพียงอย่างเดียวโดยไม่ทำตาม มันไม่ Work หรอกครับ เพราะถ้าไม่ลงมือทำ แป๊ปเดียวเดี๋ยวก็ลืม…
พอรู้แบบนี้ หลายคนก็ติดปัญหาใหม่นั่นก็คือ แล้วจะให้ลงมือทำอะไรล่ะ?
สารบัญ
1.เริ่มที่งานประจำของเรา
สิ่งแรกที่อยากจะแนะนำก็คือ “พยายามปรับปรุงงานที่เราต้องทำอยู่แล้ว” โดยควรคิดว่า มีอะไรที่สามารถทำให้มันอัตโนมัติหรืองานเสร็จรวดเร็วขึ้นได้บ้างมั้ย
โดยเฉพาะการทำรายงานที่เป็น Regular Report ซึ่งเป็นสิ่งที่ควรจะวางแผนล่วงหน้าได้ เพราะเรารู้อยู่แล้วว่า ต้องเจอข้อมูลแบบไหน แล้วผลลัพธ์ต้องออกมาเป็นแบบไหน?
หากเราออกแบบระบบการทำงานให้อัตโนมัติมากขึ้นได้ ก็จะลดเวลาการทำงานลงได้ เช่น จากเดิมเคยทำใช้เวลา 0.5-1 ชม./รายงาน ถ้าทำได้ดีๆ ก็จะเหลือไม่ถึง 5 นาทีเท่านั้น (ทำได้จริง และหลายคนชีวิตเปลี่ยนจริง)
และที่ผมอยากให้เราเริ่มที่งานประจำก่อน เพื่อที่จะได้เวลากลับคืนมา จะได้มีเวลาเหลือเอาไว้ทำหรือฝึกเรื่องอื่นที่ยากขึ้นต่อไปได้
ซึ่งแนวทางการที่ทำให้งานมันอัตโนมัติมากขึ้นได้ คือ แทนที่จะใช้การพิมพ์ หรือ Copy แปะข้อมูลบางอย่างแบบ Manual ก็หาวิธีเปลี่ยนมาใช้การเขียนสูตรคำนวณ หรือเครื่องมือเสริมต่างๆ เช่น ใช้ Flash Fill ในการเลียนแบบผลลัพธ์เชิงข้อความ, ใช้ PivotTable ในการสรุปข้อมูล , Power Query ในการช่วยรวบรวมข้อมูลและดัดแปลงข้อมูลแทน
โดยเฉพาะเรื่อง PivotTable และ Power Query เป็นเครื่องมือสุดเจ๋งที่แม้แต่คนที่เขียนสูตรไม่ค่อยคล่องก็สามารถใช้มันได้ แต่ถ้ายังทำไม่เป็นก็ลองศึกษาจากแหล่งเรียนรู้ต่างๆ ได้ครับ
2. ศึกษาแหล่งเรียนรู้ฟรี
ผมมีแหล่งเรียนรู้ Excel ฟรีๆ รวบรวมไว้ให้แล้วในนี้ ซึ่งสามารถเข้าไปเลือกดูได้ มีหลายคนที่นำเสนอเนื้อหาดีๆ แต่ยังไม่ค่อยมีคนรู้จักด้วยนะครับ
ซึ่งเนื้อหาของผมเองก็มีทั้งในเว็บนี้และใน YouTube ซึ่งมีคลิปสอนมากมาย
ถ้ารู้สึกว่าเยอะ จนเลือกไม่ถูก ยังไงลองดูตาม Playlist ก็ช่วยได้นะ
Playlist แนะนำ
คลิปใน YouTune ผมนี่ทุกคนสามารถเรียนรู้ได้ฟรีเลย แต่ยังไงก็ฝาก Subscribe เป็นกำลังใจให้ผมด้วยนะครับ และจะได้มีการแจ้งเตือนตอนผม post คลิปใหม่ด้วย ^^
3.ฝึกทำโปรเจคง่ายๆ เช่น รายงานรายรับรายจ่าย
โปรเจคง่ายๆ ที่ผมอยากจะแนะนำ ซึ่งสามารถทำแล้วมีประโยชน์ได้กับทุกคน แม้จะเป็นเด็กๆ ก็ยังทำได้ นั่นก็คือการทำ “รายงานเรื่องของรายรับรายจ่าย” นั่นเอง
ซึ่งแนวทางการบันทึกข้อมูลรายรับรายจ่ายแบบง่ายๆ นั้นผมเคยทำบทความสอนไว้แล้ว คืออันนี้
แต่ในบทความยังไม่ได้มีการแยกประเภทรายรับรายจ่ายเลย ซึ่งเป็นจุดที่น่าลองเอาไปทำเพิ่มครับ โดยอาจเพิ่มคอลัมน์หมวดหมู่เข้าไป แล้วอาจจะสร้างคอลัมน์ Cashflow ขึ้นมาใหม่โดยถ้ารายรับใส่เลข + รายจ่ายใส่เลข –
ถ้านึกไม่ออก… ก็ทำประมาณนี้
แล้วค่อยเอาตารางนี้ไป Pivot โดยเอาคอลัมน์ Cashflow เข้า Value ก็จะสามารถสรุปรายรับรายจ่ายได้ตามหมวดหมู่ แถมยังแสดงยอดคงเหลือออกมาตรง Total ได้เลยด้วย ก็สะดวกดีนะครับ
หรือถ้าใครอยากจะให้ยืดหยุ่นขึ้น เราอาจจะแยกตารางรายรับ และ รายจ่ายออกจากกันไปเลยเป็น 2 ตารางก็ยังได้ แล้วค่อยเอามารวมกันในรายงานสรุปอีกที ซึ่งจะใช้ SUMIFS ช่วยหรือ อาจจะใช้ Pivot แบบ Data Model ก็ได้ เพื่อที่จะได้สรุปข้อมูลจาก 2 ตารางที่แยกกันได้ โดยมีตารางเชื่อมคือ DateTable เป็นต้น
4.พัฒนา Logic และความคิดเชิงระบบ
การจะทำงานใน Excel ได้ดี แค่รู้จักเครื่องมือต่างๆ นั้นยังไม่เพียงพอ เพราะบางครั้งเครื่องมือสำเร็จรูปที่มีนั้นอาจไม่ตอบโจทย์เราในทันทีก็ได้ ดังนั้นเราจะต้องมีความสามารถในการเชื่อมโยงเครื่องมือต่างๆ เข้าด้วยกันเพื่อแก้ปัญหาที่เรากำลังเผชิญอยู่ ซึ่ง Logic และความคิดเชิงระบบจะช่วยคุณได้ โดยที่ผมเคยเขียนบทความเกี่ยวกับแนวทางในการพัฒนา Logic เอาไว้แล้วในบทความนี้ ลองอ่านดูได้ครับผม
5.ต่อยอดกับโจทย์ Excel ที่ท้าทายขึ้น
พอเราเริ่มมี Logic ที่ดีขึ้นแล้ว ก็ถึงเวลามาฝึกฝนกับโจทย์ Excel ที่มีความยากและซับซ้อนมากขึ้น ซึ่งแหล่งรวมโจทย์ Excel ที่ท้าทายสามารถดูได้ที่ https://web.facebook.com/hashtag/excelchallenge
รายละเอียดอยู่ในบทความนี้ครับ ผมเขียน Guide แนวทางการฝึกไว้โดยละเอียดแล้ว
6. ยกระดับตัวเองสู่ความท้าทายระดับโลก
นอกจาก Excel Challenge ในแนวทางที่แล้ว มันก็ยังมีโจทย์สุดหินอีกอันนึงก็คือ โจทย์จาก Financial Modeling World Cup หรือ FMWC ที่เป็นการเอาคนเก่ง Excel ระดับโลกมาแข่งกันในฐานะ Excel E-Sports (ใครก็ก็สามารถสมัครได้นะ แต่จะผ่านเข้ารอบไปลึกแค่ไหนก็อีกเรื่องนึง เหอๆ)
ซึ่งโจทย์จาก FMWC นั้นนอกจากจะต้องใช้ความรู้ Excel และ ความรู้ทางธุรกิจแล้ว ยังต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ในการแก้ปัญหาค่อนข้างสูงด้วย
คนที่เก่งมากๆ จากการแข่งนี้มีหลายคน ที่ผมชอบ เช่น คุณ Diarmuid Early เค้าก็มีทำคลิปตะลุยโจทย์ไว้เยอะมาก
ซึ่งการแข่งมีหลายแบบ โดยที่คนไทยของเราอย่าง Excel Wizard เคยชนะการแข่งที่เรียกว่า Speed run ซึ่งเน้นเรื่องความเร็วเป็นหลักด้วย ผมได้เคยเขียนบทความวิเคราะห์เทคนิคที่เค้าใช้ไปแล้วในนี้
นอกจาก Excel Wizard แล้ว ก็มีคนไทยอีกหลายคนที่เก่งมากๆ และร่วมสนุกใน FMWC และก็มีคนที่ทำ Clip Tutorial สอนวิธีแก้โจทย์ปัญหาด้วย เช่น คุณ pichaya ก็มีทำ Channel ไว้ที่ https://www.youtube.com/@pichaya_pan ซึ่งเธออธิบายได้ดีมาก
ตัวอย่างคลิป
7.การเรียนรู้ไม่มีที่สิ้นสุด
จากที่คุณคิดว่าคุณได้เชี่ยวชาญสูตรและเครื่องมือต่างๆ ของ Excel มากพอสมควรแล้ว วันดีคืนดี Excel ก็มีความสามารถเพิ่มมาให้เราได้เรียนรู้อีก อย่างเช่นล่าสุด Excel ก็มีการนำ ความสามารถของ Python เข้ามาช่วยแก้ปัญหาการวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูงอย่างพวก AI และ Machine Learning ด้วย ซึ่งมันเจ๋งมากๆ แต่ก็ทำให้เราต้องศึกษาเพิ่มอีกเยอะเลย
ใครสนใจลองอ่านบทความนี่ได้ครับ
เรียกได้ว่า Microsoft Excel โปรแกรมเดียว ตอนนี้มีภาษาที่สามารถเรียนรู้ได้มหาศาล ไล่ตั้งแต่เก่าไปใหม่
- Excel Formula สูตร Excel พื้นฐานเลย แต่ปัจจุบันสามารถใช้ Dynamic Array Formula รวมถึงสร้างฟังก์ชันเองได้ผ่าน LAMBDA จึงมีความซับซ้อนสูงขึ้นมาก
- VBA ภาษา Visual Basic ช่วยเขียนโปรแกรมควบคุมการทำงานอัตโนมัติของโปรแกรมใน MS Office ซึ่งสามารถใช้ Macro Recorder ช่วยสร้าง Code ได้บางส่วน แต่ตอนนี้ภาษานี้เก่ามาก เรียกได้ว่าหยุดพัฒนาไปแล้ว และไม่สามารถใช้บน Online ได้
- MDX ภาษาของ Cube ใน PowerPivot (ตัวนี้เรียกได้ว่าปวดหัวและยุ่งยากมาก)
- DAX ภาษาของ Data Model ใน PowerPivot (ตัวเดียวกับ Power BI)
- M ภาษาของ Power Query เอาไว้ใช้จัดการเตรียมข้อมูลให้เรียบร้อย ซึ่งสามารถใช้ เครื่องมือสำเร็จรูปใน Power Query Editor ช่วยสร้าง Code ได้เช่นกัน (ตัวเดียวกับ Power BI)
- Office Script ภาษาของการทำ Automate บน Ms Office Online ซึ่งพยายามจะมาแทน VBA ในอนาคต
- Python ภาษาเขียนโปรแกรมที่เก่งมากด้านการทำ Data Analysis มีจุดเด่นคือมี Library Support เยอะ โดยเฉพาะด้านพวก AI และ Machine Learning (ปัจจุบันยังมีแค่ใน Excel 365 Beta Channel เท่านั้น) ที่น่าสนใจคือ ตัว AI ที่ชื่อว่า Copilot ของ Microsoft นั้นเก่งเรื่องภาษา Python มากๆ ด้วย
เรียกได้ว่า Excel ไม่มีวันตายไปง่ายๆ เลยล่ะ แถมยังเก่งขึ้นเรื่อยๆ ด้วย ดังนั้นเราเองก็อย่าลืมพัฒนาฝีมือตัวเองไปเรื่อยๆ ด้วยเช่นกันนะ ซึ่งถ้าใครอยากศึกษาเรื่องไหนแบบจริงจัง ลองดูคอร์สอบรมของผมได้ครับ
ศึกษาจริงจังจากคอร์สอบรม
คอร์สออนไลน์ (เรียนจากคลิป)
In-house Training (อบรมให้องค์กร)
