เก่ง Excel ได้ แค่ทำตามนี้

เพื่อนๆ เคยสงสัยไหมว่า ทำยังไงถึงจะเก่ง Excel ได้? ผมบอกเลยว่าวิธีเดียวที่เวิร์คจริงๆ ก็คือ ‘การลงมือทำ’ ครับ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องอะไรก็ต้องลงมือทำเองถึงจะเวิร์ค! เพราะถ้าเราแค่ดูวิดีโอหรืออ่านหนังสือ แต่ไม่ได้ลองทำตามก็จะลืมเร็วมาก… ผมเจอกับตัวเองมาแล้ว!

เอาล่ะ รู้แบบนี้แล้ว เพื่อนๆ หลายคนอาจจะมีคำถามใหม่ว่า ‘แล้วจะลงมือทำอะไรดีล่ะ?’

1.เริ่มที่งานประจำของเรา

อย่างแรกที่ผมแนะนำคือ ‘พยายามปรับปรุงงานที่เราทำอยู่แล้ว’ ลองคิดดูสิครับ ว่ามีอะไรบ้างที่เราสามารถทำให้มันออโต้ขึ้น หรือใช้เวลาน้อยลงได้ไหม

โดยเฉพาะการจัดทำรายงานที่เป็น Regular Report นี่แหละ เราควรวางแผนล่วงหน้าได้ เพราะรู้แล้วว่าเราต้องเจอกับข้อมูลแบบไหนและผลลัพธ์ต้องออกมาอย่างไร

ถ้าเราสามารถออกแบบการทำงานให้อัตโนมัติมากขึ้นได้ ก็จะประหยัดเวลาได้ เช่น จากเดิมใช้เวลา 0.5-1 ชั่วโมงต่อรายงาน ก็สามารถลดเหลือไม่ถึง 5 นาที! มีหลายคนที่ไลฟ์สไตล์เปลี่ยนเลยล่ะ เมื่อทำแบบนี้

เริ่มจากงานประจำก่อนเลยครับ เพื่อให้เราได้เวลาคืนมาแล้วจะได้มีเวลาทำสิ่งอื่นที่ซับซ้อนขึ้น

วิธีการทำให้งานอัตโนมัติขึ้น คือ แทนที่จะพิมพ์ข้อมูลหรือคัดลอกแบบแมนวล ก็ควรจะลองใช้การเขียนสูตรคำนวณหรือเครื่องมือเสริมต่างๆ เช่น ใช้ Flash Fill เลียนแบบผลลัพธ์ของข้อความ, ใช้ PivotTable สรุปข้อมูล, หรือ Power Query ในการรวบรวมและดัดแปลงข้อมูล

อย่าง PivotTable และ Power Query เป็นเครื่องมือสุดเด็ดเลยครับ แม้ว่าคนที่ไม่ค่อยชำนาญเขียนสูตรก็สามารถใช้ได้ แต่ถ้ายังไม่รู้วิธีลองศึกษาเพิ่มเติมจากแหล่งเรียนรู้ต่างๆ ด้านล่างนี้ได้นะครับ

2. ศึกษาแหล่งเรียนรู้ฟรี

ผมได้มีแหล่งเรียนรู้ Excel ฟรีๆ รวบรวมไว้ในนี้แล้วครับ เข้าไปเลือกดูได้ มีหลายคนที่ทำเนื้อหาดีๆ แต่ยังไม่ค่อยเป็นที่รู้จักครับ

นอกจากในเว็บนี้แล้ว ผมยังมีคลิปสอนมากมายใน YouTube ลองเข้าไปดูได้เลยครับ มีเนื้อหาหลากหลายให้ได้เรียนรู้

ถ้าเพื่อนๆ รู้สึกว่าเยอะจนเลือกไม่ถูก ลองดูตาม Playlist ก็ช่วยได้มากนะครับ ช่วยจัดระเบียบการเรียนรู้ได้ดีทีเดียว!

Playlist แนะนำ

• รวมฮิต Thep Excel
• Excel Basic
• Power Query
• Power BI

คลิปใน YouTube ผมนี่ฟรีนะครับ เพื่อนๆ สามารถเข้าไปเรียนได้เลย แต่ก็ฝาก Subscribe กันด้วยนะ จะได้ไม่พลาดคลิปใหม่ๆ ที่ผมจะอัปโหลด

3.ฝึกทำโปรเจคง่ายๆ เช่น รายงานรายรับรายจ่าย

ผมมีโปรเจคง่ายๆ ที่อยากแนะนำให้เพื่อนๆ ลองทำครับ แม้แต่เด็กๆ ก็ทำได้ นั่นก็คือการทำ ‘รายงานยอดรายรับรายจ่าย’ ทำง่ายๆ และมีประโยชน์มากเลย

แนวทางการบันทึกข้อมูลรายรับรายจ่ายง่ายๆ ผมเคยสอนไว้ในคอมเม้นด้านหลัง คืออันนี้เลยครับ

ในบทความนั้นยังไม่ได้มีการแยกประเภทของรายรับรายจ่าย เพื่อนๆ อาจจะลองเพิ่มคอลัมน์หมวดหมู่เข้าไป และสร้างคอลัมน์ Cashflow ขึ้นมาใหม่ ดูสิครับ เช่น ถ้ารายรับก็ใส่เลข + รายจ่ายก็ใส่เลข – แบบนี้

ถ้ายังนึกไม่ออก…ลองทำตามตัวอย่างนี้ดูก่อนนะครับ

จากนั้นนำตารางไปทำ Pivot โดยเอาคอลัมน์ Cashflow ไปแสดงที่ Value ก็สรุปรายรับรายจ่ายตามหมวดหมู่ได้เลย แถมยังแสดงยอดคงเหลือตรง Total คือสะดวกมากๆ

หรือถ้าเพื่อนๆ อยากให้ดูยืดหยุ่นขึ้น อาจแยกรายรับกับรายจ่ายออกเป็น 2 ตาราง แล้วค่อยมาสรุปในรายงานอีกที อาจจะใช้ SUMIFS หรือจะใช้ Pivot แบบ Data Model เพื่อสรุปข้อมูลจากสองตารางก็ได้ โดยมีตาราง DateTable เป็นตัวเชื่อม

4.พัฒนา Logic และความคิดเชิงระบบ

เพื่อทำงานใน Excel ให้ดี เพื่อนๆ ต้องรู้จักเครื่องมือต่างๆ แต่แค่นั้นไม่พอ เราต้องสามารถเชื่อมโยงเครื่องมือเพื่อแก้ปัญหาด้วยครับ Logic และความคิดเชิงระบบจะช่วยเราได้

5.ต่อยอดกับโจทย์ Excel ที่ท้าทายขึ้น

เมื่อเรามี Logic ที่ดีขึ้น ก็ถึงเวลาฝึกโจทย์ Excel ที่ยากขึ้นและซับซ้อนขึ้น ดูยังไง? เพื่อนๆ ดูได้ที่ https://web.facebook.com/hashtag/excelchallenge

บทความนี้ผมเขียน Guide แนวทางการฝึกไว้โดยละเอียดแล้วครับ สำหรับคนที่ต้องการพัฒนาฝีมือให้สูงขึ้น!

6. ยกระดับตัวเองสู่ความท้าทายระดับโลก

นอกจาก Excel Challengeแล้ว ยังมีโจทย์สุดหินจาก Financial Modeling World Cup (FMWC) ซึ่งเป็นการแข่ง Excel E-Sports ระดับโลก (เพื่อนๆ ใครสนใจก็สมัครได้นะ แต่ผ่านถึงรอบไหนก็สุดแล้วแต่)

โจทย์จาก FMWC นอกจากจะท้าทายความรู้ Excel และธุรกิจแล้ว ยังต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ในการแก้ปัญหาด้วย ใครสนใจลองดูได้ มันสนุกและท้าทายมาก

เพื่อนๆ คงเคยได้ยินว่าในโครงการ Excel มีหลายคนเก่งๆ ซึ่งผมขอยกตัวอย่าง คุณ Diarmuid Early ที่ทำคลิปสอนโจทย์ไว้เยอะมาก

การแข่งมีหลายรูปแบบ คนไทยเองก็เคยได้แชมป์ในรูปแบบ Speed run ด้วยนะครับ คือเน้นทำงานเร็วๆ นี่ ผมได้เขียนบทความวิเคราะห์เทคนิคที่ใช้ไปแล้วด้วย

นอกจาก Excel Wizard ก็ยังมีคนไทยเก่งๆ อีกหลายคนร่วมใน FMWC เช่น คุณ pichaya ก็มีทำ Channel สอนแก้โจทย์ด้วย ที่ https://www.youtube.com/@pichaya_pan

ตัวอย่างคลิป

7.การเรียนรู้ไม่มีที่สิ้นสุด

เมื่อเราพอชำนาญสูตรและเครื่องมือต่างๆ ของ Excel แล้ว วันดีคืนดี Excel ก็มีอัพเดตใหม่มาให้เราศึกษาเพิ่ม เช่น ความสามารถของ Python ใน Excel เพื่อช่วยในงานวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูง อย่าง AI และ Machine Learning ถือว่าเจ๋งมากๆ

ถ้าใครสนใจ ลองอ่านบทความใหม่ๆ ที่เกี่ยวกับฟีเจอร์เหล่านี้ได้ครับ

บอกได้เลยว่า Excel เป็นโปรแกรมที่มีภาษาความสามารถไม่รู้จบ ตอนนี้ก็ยังมีการพัฒนาใหม่ๆ เข้ามาเพิ่มเรื่อยๆ

• Excel Formula สูตร Excel พื้นฐานเลย แต่ปัจจุบันสามารถใช้ Dynamic Array Formula รวมถึงสร้างฟังก์ชันเองได้ผ่าน LAMBDA จึงมีความซับซ้อนสูงขึ้นมาก
• VBA ภาษา Visual Basic ช่วยเขียนโปรแกรมควบคุมการทำงานอัตโนมัติของโปรแกรมใน MS Office ซึ่งสามารถใช้ Macro Recorder ช่วยสร้าง Code ได้บางส่วน แต่ตอนนี้ภาษานี้เก่ามาก เรียกได้ว่าหยุดพัฒนาไปแล้ว และไม่สามารถใช้บน Online ได้
• MDX ภาษาของ Cube ใน PowerPivot (ตัวนี้เรียกได้ว่าปวดหัวและยุ่งยากมาก)
• DAX ภาษาของ Data Model ใน PowerPivot (ตัวเดียวกับ Power BI)
• M ภาษาของ Power Query เอาไว้ใช้จัดการเตรียมข้อมูลให้เรียบร้อย ซึ่งสามารถใช้ เครื่องมือสำเร็จรูปใน Power Query Editor ช่วยสร้าง Code ได้เช่นกัน (ตัวเดียวกับ Power BI)
• Office Script ภาษาของการทำ Automate บน Ms Office Online ซึ่งพยายามจะมาแทน VBA ในอนาคต
• Python ภาษาเขียนโปรแกรมที่เก่งมากด้านการทำ Data Analysis มีจุดเด่นคือมี Library Support เยอะ โดยเฉพาะด้านพวก AI และ Machine Learning (ปัจจุบันยังมีแค่ใน Excel 365 Beta Channel เท่านั้น) ที่น่าสนใจคือ ตัว AI ที่ชื่อว่า Copilot ของ Microsoft นั้นเก่งเรื่องภาษา Python มากๆ ด้วย

Excel ไม่มีวันตายง่ายๆ ยังเก่งขึ้นเรื่อยๆ ดังนั้นเราอย่าลืมพัฒนาฝีมือตัวเองไปเรื่อยๆ ด้วยนะครับ ถ้าใครอยากศึกษาอย่างจริงจัง ลองดูคอร์สอบรมของผมได้

ศึกษาจริงจังจากคอร์สอบรม

ถ้าใครอยากจะเรียนจริงจัง ก็ดูคอร์ส Online หรือ In-house Training ได้นะครับ ซึ่งเนื้อหาของคอร์สอบรมจะมีการไล่เรียงจากง่ายไปยาก จัดระเบียบความรู้แบ่งเนื้อหาเป็นคอร์สต่างๆ ให้เรียบร้อยครับ

คอร์สออนไลน์ (เรียนจากคลิป)

In-house Training (อบรมให้องค์กร)