ยุคดิจิทัลที่กำลังก้าวหน้าไปอย่างไม่หยุดยั้ง ทำให้ข้อมูลกลายเป็นแกนหลักของธุรกิจและองค์กรทุกขนาด ตั้งแต่ข้อมูลลูกค้า, ธุรกรรมการค้า, ไปจนถึงข้อมูลภายในที่เกี่ยวข้องกับงาน Operation ต่างๆ ความสามารถในการจัดการและวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพ จึงเป็นสิ่งที่ไม่อาจละเลยได้
ในบทความนี้ ผมจะพาเพื่อนๆ ไปสำรวจการวิวัฒนาการของ Excel ซึ่งเป็นโปรแกรมจัดการข้อมูลที่ไม่เคยหยุดนิ่งตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน รวมไปถึงการที่เทคโนโลยีใหม่ๆ เช่น Power Query, Power Pivot, และการผสานกับ Python ได้เปลี่ยนวิธีการทำงานและเปิดโอกาสใหม่ๆ สำหรับการใช้งาน Excel
ท่านที่ใช้ Excel มาอย่างยาวนานแล้ว ถ้ายังไม่ทราบว่า Excel สามารถทำอะไรได้บ้างในปัจจุบันนี้ ขอเชิญอ่านบทความนี้ เพื่อเรียนรู้และปรับตัวให้เข้ากับยุคสมัยใหม่ได้อย่างไม่ตกยุคครับ ทว่ายุคสมัยนี้ไม่เพียงแต่เน้นการจัดการข้อมูลเท่านั้น แต่ยังเป็นการเปิดประตูสู่ “ยุคของ AI” ที่จะเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของเราไปอย่างสิ้นเชิง
ผมพร้อมพาไปทัวร์ความสามารถใหม่ๆ ของ Excel และการรับมือกับเจ้า AI นี้ให้เองครับ
สารบัญ
การทำงานของ Excel ในอดีต
Excel ถูกมองว่าเป็นเครื่องมือสำหรับการทำงานกับตารางข้อมูล การคำนวณ และการสร้างกราฟ โดยมีความสามารถในการจัดการข้อมูลขนาดไม่ใหญ่มากนักเท่านั้น
ในสมัยก่อน การเขียนสูตรอย่าง IF, VLOOKUP, SUMIFS หรือ ทำ PivotTable ได้ก็ถือว่าเจ๋งแล้ว
ในสมัยก่อน การเขียนสูตรอย่าง IF, VLOOKUP, SUMIFS หรือ ทำ PivotTable ได้ก็ถือว่าเจ๋งแล้ว แต่เมื่อต้องการจัดการกับข้อมูลขนาดใหญ่หรือทำการวิเคราะห์ข้อมูลแบบขั้นสูง Excel ในอดีตอาจจะไม่ตอบโจทย์ได้ดีนัก อย่างที่หลายๆ คนอาจจะเจอปัญหาอยู่
แต่ Microsoft Excel ก็ได้รับการพัฒนาให้มีความสามารถที่ไม่หยุดนิ่ง โดยเฉพาะการเพิ่มเครื่องมือเสริมอย่าง Power Query และ Power Pivot ใน Excel 2016 เป็นต้นไป รวมถึงการมาของ Dynamic Array Formula ใน Excel 365 ที่รองรับสูตรขั้นสูงมากมาย ทำให้ Excel ไม่เพียงแต่เป็นเครื่องมือสำหรับการจัดการข้อมูลแบบพื้นฐาน แต่ยังสามารถรองรับการทำงานที่ซับซ้อน และวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างลึกซึ้งมากขึ้น
แนวทางการทำงานที่เปลี่ยนไปเมื่อมี Power Query
Power Pivot ซึ่งเหมือนกับ “เชฟมือทอง” ที่สามารถนำวัตถุดิบที่ถูกเตรียมมา มาปรุงแต่งให้เป็นอาหารชั้นเลิศ
Power Query เป็นการปฏิวัติวิธีการทำงานกับข้อมูลใน Excel โดยช่วยให้ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อ ค้นหา และแปลงข้อมูลจากหลายแหล่งข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ทำให้ Excel สามารถจัดการกับข้อมูลขนาดใหญ่และมีความซับซ้อนได้ดีขึ้น และทำงานให้เป็นอัตโนมัติได้ ไม่ต้องใช้การ Copy แปะหรือทำอะไรแบบ Manual อีกต่อไป
Power Query เปรียบเสมือน “ผู้ช่วยเชฟ” ที่ออกไปช้อปปิ้งนำข้อมูลจากหลากหลายแหล่ง ทั้งออนไลน์และออฟไลน์ ไม่ว่าจะเป็นฐานข้อมูล, ไฟล์ต่างๆ, หรือแม้กระทั่งจากเว็บไซต์ และ เตรียมวัตถุดิบเหล่านั้นให้พร้อมสำหรับเชฟที่เป็นผู้ปรุงอาหารต่อไป
หนึ่งในคุณสมบัติที่ทรงพลังของ Power Query คือการที่มันสามารถทำให้กระบวนการจัดการข้อมูลเป็นเรื่องอัตโนมัติ หมายความว่าเราต้องกำหนดวิธีการดัดแปลงข้อมูลเพียงครั้งเดียว หลังจากนั้นเราสามารถ “กด Refresh ข้อมูล” ได้อย่างง่ายดายเมื่อมีข้อมูลใหม่เข้ามา โดยไม่ต้องนั่งสั่งคำสั่งเดิมอีกครั้งด้วยตัวเอง ซึ่งสร้างความสะดวกสบายอย่างยิ่งในการจัดการข้อมูลที่ต้องอัปเดตอยู่เสมอ เช่น รายงานประจำ
การใช้งาน Power Query ไม่จำเป็นต้องมีความรู้เชิงลึกเกี่ยวกับการเขียนโค้ด ผู้ใช้สามารถใช้งานผ่าน UI (User Interface) ที่เข้าใจง่าย และทำการดัดแปลงข้อมูลผ่านเครื่องมือมาตรฐานที่มีให้ แต่สำหรับข้อมูลที่มีความซับซ้อนสูง Power Query ยังสนับสนุนการใช้ M Code ซึ่งเป็นภาษาโปรแกรมที่ใช้ในการดัดแปลงข้อมูล ให้ผู้ใช้สามารถปรับแต่งการดำเนินการได้อย่างละเอียดยิ่งขึ้น
การทำงานของ Power Query ทำให้มันเป็นเครื่องมือสุดเจ๋งสำหรับผู้ที่ต้องการจัดการข้อมูลใน Excel อย่างมืออาชีพ ไม่ว่าจะเป็นการรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง, การทำความสะอาดข้อมูล, หรือการเตรียมข้อมูลสำหรับการวิเคราะห์ ทำให้กระบวนการเหล่านี้ไม่เพียงแต่เร็วขึ้น แต่ยังลดความซับซ้อนในการจัดการข้อมูลอีกด้วย ด้วยคุณสมบัติเหล่านี้ Power Query จึงเป็นส่วนสำคัญในการทำให้ Excel มีประสิทธิภาพในการทำงานกับข้อมูลในยุคใหม่
เรียกได้ว่า การทำงานประจำสามารถใช้เวลาลดลงได้มหาศาล จากรายงานที่ใช้เวลาเป็นชั่วโมง อาจจะเหลือไม่ถึง 5 นาทีได้เลย
ใครสนใจเรื่อง Power Query ใน Excel ก็ ดู Playlist นี้ หรือ อ่านบทความนี้ได้
ทลายขีดจำกัดเดิมของ Pivot Table ด้วย Power Pivot
PivotTable นั้นเหมือนเป็น “เชฟ หรือ พ่อครัวแม่ครัว” ที่ช่วยนำข้อมูลดิบ ไปปรุงให้สุกเป็นอาหารอร่อยดีมีประโยชน์ให้พวกเรากินกัน จนได้ความรู้ใหม่ๆ จากข้อมูลดิบนั้น อย่างไรก็ตาม เจ้า PivotTable แบบเดิมๆ นั้นมีข้อจำกัดมากมาย ทั้งทำข้อมูลได้จากตารางเดียว รวมถึงเขียนสูตรที่ซับซ้อนไม่ได้…
ผิดกับ Power Pivot ซึ่งเหมือนกับ “เชฟมือทอง” ที่สามารถนำวัตถุดิบที่ Power Query เตรียมมาให้ มาปรุงแต่งให้เป็นอาหารชั้นเลิศ และเปิดโอกาสให้ผู้ใช้สามารถสร้างรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลแบบซับซ้อนมากขึ้นได้โดยทลายขีดจำกัดเดิมๆ ของ PivotTable ออกไปอย่างสิ้นเชิงโดยใช้ความสามารถหลัก 2 อย่างนี้
- Data Model เพิ่มความสามารถในการสรุปข้อมูลจากหลายตารางที่มีความสัมพันธ์กันด้วย PivotTableได้ แปลว่าเราไม่ต้องใช้ VLOOKUP ดึงทุกอย่างมารวมในตารางเดียวกันอีกต่อไปและไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับข้อจำกัดของข้อมูลที่ Pivot Table แบบดั้งเดิมมีอยู่
- สูตร DAX ที่ทำให้เราสามารถเขียนสูตรคำนวณที่ซับซ้อนใน PivotTable ได้ ไม่ว่าจะเป็นการนับข้อมูลแบบไม่ซ้ำกัน หรือแม้แต่การสร้าง Measure ที่สามารถกำหนดสูตรคำนวณใน Pivot ได้ดั่งใจ
ใครสนใจเรื่อง Power Pivot ใน Excel ก็อ่านบทความนี้ได้
การปฏิวัติของสูตรใน Excel 365: Dynamic Array, LAMBDA และ LET Function
การมาของ Dynamic Array Formula ใน Excel 365 เป็นหนึ่งในการอัปเดตที่สำคัญที่สุดในประวัติศาสตร์ของ Excel ทำให้การคำนวณและการจัดการข้อมูลกลายเป็นเรื่องที่ง่ายดายและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ฟีเจอร์นี้อนุญาตให้สูตรเดียวสามารถส่งค่ากลับเป็น Array หลายค่าที่ Spill หรือกระจายตัวอัตโนมัติไปยังเซลล์ต่างๆ บน Sheet จากสูตรเพียงอันเดียว ลดความจำเป็นในการใช้สูตรแบบเก่าที่ซับซ้อนลงอย่างมาก
เพิ่มเติมไปยังการมาของ Dynamic Array คือการเปิดตัวฟังก์ชัน LAMBDA และ LET ซึ่งเป็นการเพิ่มความสามารถในการสร้างสูตรที่กำหนดเองและเพิ่มประสิทธิภาพในการคำนวณ
- ฟังก์ชัน LAMBDA: ฟังก์ชัน LAMBDA นำเสนอความยืดหยุ่นที่ไม่เคยมีมาก่อนใน Excel โดยอนุญาตให้ผู้ใช้สร้างฟังก์ชันของตนเองโดยไม่ต้องเขียนโค้ด VBA สามารถนำไปใช้ในการแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อนหรือการคำนวณที่ต้องการขั้นตอนการทำงานหลายขั้นตอนโดยไม่ต้องซ้ำรูปแบบสูตรในหลายเซลล์
- ฟังก์ชัน LET: ฟังก์ชัน LET ช่วยให้การคำนวณใน Excel เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการกำหนดชื่อให้กับผลลัพธ์ของการคำนวณเพื่อใช้ซ้ำในสูตรเดียวกัน ฟังก์ชันนี้ลดความจำเป็นในการคำนวณซ้ำซ้อนลง ทำให้สูตรง่ายต่อการอ่านและเพิ่มความเร็วในการประมวลผล
- ฟังก์ชัน GROUPBY และ PIVOTBY ซึ่งสามารถทำการสรุปข้อมูลให้ผลลัพธ์คล้ายๆ PivotTable แต่เป็นการทำด้วยสูตรแบบ Array ซึ่งข้อดีคือผลลัพธ์สามารถเปลี่ยนอัปเดทได้ทันทีไม่ต้อง Refresh ด้วย และยังเอาไปผูกกับสูตรอื่นได้อีก
การมาของ Dynamic Array ใน Excel 365 ได้เปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานกับข้อมูล จากการคำนวณที่ซับซ้อนไปสู่การทำงานที่มีประสิทธิภาพและยืดหยุ่นมากขึ้น สิ่งเหล่านี้ไม่เพียงแต่เปิดโอกาสใหม่ๆ ในการวิเคราะห์ข้อมูล แต่ยังทำให้ผู้ใช้สามารถปรับแต่งและสร้างสูตรที่เหมาะสมกับความต้องการของตนเองได้อย่างไม่จำกัด ทำให้ Excel 365 กลายเป็นเครื่องมือที่มีพลังยิ่งขึ้นในมือของผู้ใช้
ใครสนใจเรื่อง Dynamic Array เริ่มจากบทความนี้ รวมถึงเรื่อง Array Formula ทั้งหมดก็อ่านบทความหมวดนี้ได้
จาก Excel สู่ Power BI : การขยายความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูล
การเปลี่ยนแปลงที่พูดถึงไปข้างต้นนี้ ทำให้การทำงานกับข้อมูลใน Excel ไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป แต่ยังไม่จบแค่นั้น เพราะมันยังมีการมาถึงของเครื่องมืออื่นๆ เช่น Power BI ที่เกิดมาเพื่อการทำ Dashboard โดยเฉพาะ และมีความสามารถของ Power Query และ Data Model เช่นกัน
ความสามารถของ Power BI ในการแสดงผลข้อมูลที่ไม่เพียงแต่สวยงามและง่ายต่อการเข้าใจ แต่ยังมีความสามารถในการทำให้ผู้ใช้สามารถโต้ตอบกับข้อมูลได้โดยตรง ทำให้มันเหนือกว่า Excel ในหลายๆ ด้าน
นอกจากนี้ Power BI ยังมีความโดดเด่นในการแชร์ข้อมูลแบบออนไลน์ ทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลและรายงานได้จากทุกที่ทั่วโลกผ่านคอมพิวเตอร์, มือถือ, หรือแท็บเล็ต และยังรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้อย่างดีเยี่ยม แม้ว่าการแชร์รายงานจะต้องใช้ User License ที่มีการสมัครแบบเสียตังค์ก็ตาม
ยังไงก็ตาม Power BI ไม่ได้จะมาแทนที่ Excel ในทุกๆ ด้าน เพราะแต่ละเครื่องมือมีจุดเด่นที่เหมาะสมในการใช้งานที่ต่างกัน เพราะ Excel ยังคงมีความเหมาะสมในการทำงานเอกสารทั่วไป, การคำนวณทางการเงิน, และการสร้าง Financial Model หรือในกรณีที่ต้องการผลลัพธ์เป็นตารางข้อมูล Excel ยังคงเป็นเครื่องมือที่เหมาะสมกว่า Power BI
สรุปได้ว่า Power BI และ Excel เป็นเครื่องมือที่เสริมกันและกัน โดย Power BI นำเสนอความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลและสร้าง Dashboard ที่มีปฏิสัมพันธ์ได้อย่างเหนือชั้น ในขณะที่ Excel ยังคงเป็นเครื่องมือที่ไม่อาจหาทดแทนได้สำหรับการคำนวณทางการเงินและการจัดการข้อมูลที่มีความซับซ้อนในรูปแบบตารางข้อมูล
ใครสนใจเรื่อง การใช้งาน Power BI ก็ดู Playlist นี้ได้
จัดการและการวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูงด้วย Python ใน Excel
การนำ Python เข้ามาใช้ใน Excel เป็นหนึ่งในการพัฒนาที่น่าตื่นเต้นที่สุดใน Excel ยุคปัจจุบัน เพราะมันเปิดประตูสู่การวิเคราะห์ข้อมูลและการทำงานที่มีความซับซ้อนได้ง่ายขึ้นใน Excel
ด้วยความสามารถของ Python ในการจัดการข้อมูล การใช้ Regular Expression, การทำ Data Analysis ขั้นสูง รวมถึงการใช้งาน Library ต่างๆ มากมายรวมถึงการทำกราฟขั้นสูง และ Machine Learning ทำให้ Excel ได้กลายเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังยิ่งขึ้นกว่าเดิมมากถึงมากที่สุด!
การใช้ Python ใน Excel ช่วยให้ผู้ใช้สามารถ:
- เห็นภาพข้อมูลได้ง่าย: ด้วยความสามารถในการสร้างภาพกราฟและการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
- ผสมผสานกับเครื่องมือของ Excel: ช่วยให้ผู้ใช้ที่มีประสบการณ์กับ Excel สามารถเริ่มต้นใช้งาน Python ได้โดยไม่รู้สึกกลัว
- ทำงานที่ยากจะทำได้ใน Excel: ตั้งแต่การจัดการข้อความไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูงอย่าง Machine Learning
อย่างไรก็ตาม มันก็มียังข้อจำกัดบางอย่าง เช่น การที่ Python ใน Excel ทำงานบน Cloud (ผ่าน Anaconda) ทำให้ต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและอาจมีความล่าช้าในการรันโค้ดสำหรับข้อมูลขนาดใหญ่ นอกจากนี้ยังมีข้อกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยและค่าใช้จ่ายในอนาคตสำหรับการใช้งานฟีเจอร์นี้ (ตอนนี้ยังเป็นฟีเจอร์แบบ Beta ซึ่งยังใช้ฟรีอยู่)
การเรียนรู้และการใช้งาน Python ใน Excel นับเป็นก้าวที่สำคัญในการเพิ่มความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลและการทำงานกับข้อมูลให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานได้หลากหลายมากขึ้น โดยเฉพาะการใช้ Machine Learning ซึ่งเป็นสิ่งที่ Excel แบบเดิมๆ ทำได้ลำบากมากหรือแทบจะทำไม่ได้เลย นี่เป็นการยืนยันว่า Excel ยังคงเป็นเครื่องมือที่เติบโตและพัฒนาไปตามเทคโนโลยีใหม่จริงๆ
ใครสนใจเรื่อง Python ใน Excel ก็อ่านบทความนี้ได้
การเอาตัวรอดในยุคของ AI
การเริ่มต้นเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ อย่าง Power Query, Power Pivot, Dynamic Array, Power BI หรือแม้แต่ Python อาจดูเหมือนเรื่องที่ดูน่ากลัวเอามากๆ เพราะมันมีเนื้อหาเยอะเหลือเกิน แต่คุณไม่จำเป็นต้องเรียนทุกสิ่งทุกอย่างพร้อมกัน แค่ลองนำมาใช้ซักตัวนึง ซึ่งผมแนะนำให้เริ่มที่ Power Query ก่อน คุณจะพบว่า ความรู้พวกนี้จะเปลี่ยนวิธีการการทำงานของคุณไปตลอดกาล มันจะทำให้คุณทำงานเสร็จเร็วขึ้น จนมีเวลาไปฝึกฝนอย่างอื่นต่อได้เอง
นอกจากนี้ ในยุคที่มีการปรากฏตัวของ AI เจ๋งๆ มากมาย เช่น ChatGPT ของ Open AI, Gemini ของ Google รวมถึง Copilot ของ Microsoft ทำให้การหาความรู้และการทำงานของมนุษย์เราจะเปลี่ยนแปลงไปอย่างมหาศาล
ซึ่งในยุคสมัยของ AI นั้น หน้าที่ของพวกเราอาจจะเปลี่ยนไปเล็กน้อย นั่นคือ
เราทุกคนสามารถจะกลายเป็น “หัวหน้างาน ที่มีลูกน้องคือ AI” ได้
ซึ่งหัวหน้าที่ดี ก็ต้องสั่งงานเป็น ตรวจงานเป็น (แม้บางเรื่องจะเก่งสู้ลูกน้องไม่ได้ เช่นเรื่องทางเทคนิคบางอย่าง 555) แต่โดยรวมแล้วในทางธุรกิจเราต้องเข้าใจงานมากกว่าเจ้า AI นี้ และที่สำคัญสุดท้ายแล้วคนที่ต้องรับผิดชอบผลงาน ไม่ใช่ AI… แต่เป็นตัวเราเองต่างหาก
ในอนาคตอันใกล้นี้ การเรียนรู้และการทำงานเกี่ยวกับ Excel จะง่ายขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อ คุณสามารถถาม AI เกี่ยวกับวิธีการใช้ฟังก์ชันต่างๆ ใน Excel, การแก้ไขปัญหาที่เฉพาะเจาะจง หรือแม้กระทั่งการเขียนโค้ด Python เพื่อใช้ใน Excel ก็ทำได้ ผู้ใช้งานจะสามารถใช้ AI เพื่อเป็นผู้ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูล สร้างสูตร ทำกราฟ และการจัดการข้อมูลได้อย่างอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น
แค่ปัจจุบัน AI หลายๆ ตัวก็เก่งจนตอบปัญหา Excel ได้ดีพอสมควรแล้ว (แต่ก็มีผิดบ้าง)
รายละเอียดการทดสอบดูได้ที่นี่ครับ
อย่างไรก็ถาม AI เหล่านี้ก็มีโอกาสที่จะให้คำตอบที่ผิดพลาดหรือยังทำงานที่ซับซ้อนมากไม่ได้ (ปัจจุบัน Copilot ใน Excel ยังง่อยอยู่) ดังนั้นสิ่งสำคัญที่เราจะต้องมีความความรู้ที่จะสั่งงาน AI ได้ รวมถึงสามารถบอกได้ว่าสิ่งที่ AI ทำมาให้เรานั้นมันถูกหรือผิด?
สุดท้ายแล้วคนที่ต้องรับผิดชอบผลงาน ไม่ใช่ AI… แต่เป็นตัวเราเองต่างหาก
เทพเอ็กเซล
ในที่สุด หากคุณต้องการปรับปรุงหรือเพิ่มพูนทักษะการใช้งาน Excel ในยุคใหม่นี้ เทพเอ็กเซลมีคอร์สอบรมที่จะช่วยให้คุณสามารถจับจุดและใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีใหม่ๆ ใน Excel ได้อย่างเต็มที่ ไม่ว่าจะเป็น Power Query, Power Pivot, Array Formula, Power BI, หรือการทำงานร่วมกับ AI และ Copilot AI คอร์สเหล่านี้จะเตรียมคุณให้พร้อมสำหรับอนาคตของการวิเคราะห์ข้อมูลและการทำงานแบบอัตโนมัติในโลกของ Excel
การพัฒนาไม่หยุดยั้งของ Excel และเครื่องมือเสริมที่ทรงพลังทำให้มันยังคงเป็นเครื่องมือที่สำคัญสำหรับการจัดการ, วิเคราะห์, และนำเสนอข้อมูลในทุกด้าน การลงทุนเวลาในการเรียนรู้และปรับปรุงทักษะในการใช้ Excel จึงเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าอย่างยิ่งสำหรับทุกคนที่ต้องการพัฒนาความสามารถในการทำงานกับข้อมูลในยุคดิจิทัลครับ
